Importancia de Microsoft Excel

Mucho se escucha hablar sobre esta herramienta, pero en verdad que es y para qué sirve?
En pocas palabras: es la hoja de cálculo líder en el mercado mundial. Es el software más potente, flexible y más utilizado del mundo, no existe otro programa que pueda acercársele en cuanto a funciones o flexibilidad. Su ámbito de aplicabilidad va de la economía a la sicología, de la biología al dibujo, de las matemáticas aplicadas a la administración de los recursos humanos, entre otras. Es por eso que tantos trabajadores activos y los posibles empleados están obligados a dominar esta herramienta para permanecer en el lugar de trabajo o para entrar, una persona con conocimientos plenos de esta herramienta tiene un valor agregado muy grande en su hoja de vida.

Es una herramienta muy importante sobre todo para las empresas, ya que en este programa pueden realizar su contabilidad, sus facturas, análisis de datos, agendas de clientes/proveedores, todo tipo de base de datos, etc. Además puedes crear desde tablas y/o gráficos estáticos o dinámicos, hasta macros. Es una herramienta muy completa que con su buena utilización resuelve todos los problemas de una empresa, es una herramienta muy fuete para el análisis cuantitativo y la toma de decisión.

Excel es ampliamente utilizado por las empresas, agencias de servicios, grupos de voluntarios, organizaciones del sector privado, científicos, estudiantes, educadores, formadores, investigadores, periodistas, contadores y otros, por lo que se ha convertido en un elemento básico de los usuarios finales y profesionales del negocio.

En el mundo, miles de millones de dólares se mueven gracias a este programa. Miles de decisiones se toman apoyadas en él. Millones de empresas de todo el mundo simplemente no podrían operar si no tuvieran Excel en sus equipos de cómputo. Gran parte de los programas a la medida o "independientes" que existen, en realidad utilizan esta herramienta como motor de cálculo. Cuando el usuario tiene un nivel avanzado del mismo, tareas que a un usuario con un nivel normal de Excel le tomaría varias horas terminar, es posible formularlas, optimizarlas y en el último de los casos, programarlas en lenguaje VBA (Visual Basic for Applications o, más exactamente, Visual Basic for Excel) de forma que puedan realizarse en unos pocos segundos. Al dominar plenamente la programación en Excel, el lenguaje VBA, es posible elaborar en minutos el trabajo que anteriormente llevaba días enteros.

FUNCIONES

Las anteriores fórmulas utilizan los operadores matemáticos normales, mientras que las funciones nos permiten utilizar una amplia variedad de parámetros. Las funciones son fórmulas predefinidas, que utilizan ciertos valores denominados argumentos. 

Por ejemplo la función que nos permite realizar la suma de los números introducidos desde la casilla A1 a la C3 queda como =SUMA(A1:C3) donde:

• Comenzamos la función con el signo igual "=" para indicar al programa que se trata de una función.
• El nombre de la función que queremos realizar. La operación que deseamos realizar en este caso SUMA
• El argumento que en este caso hace referencia al rango de celdas donde se encuentran los números a sumar.

En este curso en los primeros ejemplos estamos utilizando como argumentos de las fórmulas referencias de celdas. Pero en general los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos, matrices o referencias de celdas.
Las funciones adoptan la forma de  =FUNCION(argumento1;argumento2;argumento3...), donde los argumentos se encuentran separados por punto y coma.
Por tanto para sumar los números introducidos en las celdas A1, A2, A3 y A4 tenemos varias posibilidades

Utilizar la función SUMA y escribir todos los argumentos uno detrás de otro	=SUMA(A1;A2;A3;A4)
Utilizamos la función SUMA pero ahora resumimos las celdas escribiendo la primera, dos puntos y la última	=SUMA(A1:A4)
Sumamos mediante el operador matemático suma u escribiendo todas las celdas	=A1+A2+A3+A4

EJEMPLO

Vamos a partir de los datos que aparecen en la siguiente imagen.  Vamos a utilizar dos funciones:

• Calcular las sumas y
• Una función para calcular  que cantidad corresponde a las ventas más bajas de un mes y zona.

• El texto "Ventas mensuales" lo tecleamos en la celda A1 y luego hemos marcado desde la celda A1 a la E1 y pulsado el botón Combinar y centrar.
• Para adaptar el formato de los números hemos utilizado el botón Euro de la barra de formato.

Vamos a utilizar primero la función Autosuma que conocemos para calcular los totales. Para sumar la primera columna la función quedaría =SUMA(B4:B7)

Independientemente del cálculo anterior vamos a calcular el mes y la zona al que corresponden la ventas más bajas utilizamos la función Mínimo que se designa por MIN. 

Vamos a calcular el mínimo de los datos mensuales sin incluir los totales Por tanto el  argumento es  la zona de datos sobre la que deseamos calcular el mínimo. Es decir desde B4 a C7 por lo que el argumento se escribe (B4:C7)

La función queda =MIN(B4:C7)

Escribimos la función en la celda B11

Y el resultado se muestra en la siguiente imagen.

Una de las cuestiones más interesantes de las Hojas de Cálculo es que nos permite cambiar los datos y las funciones recalculan los resultados teniendo en cuenta los nuevos datos. Por ejemplo vamos a sustituir el número 122,00 que aparece en la celda C7 por el número 350 y comprobaremos como afecta a la suma de su columna y al resultado mínimo de ventas.

Y el resultado es que la suma de la columna de febrero refleja el cambio que hemos efectuado y la función mínimo también.

La Barra de Fórmulas y la Hoja de trabajo

La Barra de Fórmulas. 

La siguiente barra muestra la celda activa en este caso la A1 y la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda activa.

Podemos cambiar de celda activa pulsando sobre el primer recuadro de esta barra y sustituyendo el A1 por la celda a la que nos queremos cambiar.

Por ejemplo sustituimos la celda activa A1 por la B3. Borramos A1, ponemos B3 y pulsamos "Enter" en el teclado. La celda activa se muestra recuadrada en negrilla.

Lo que escribimos detrás del signo igual " ="  se muestra en la celda activa. Escribimos por ejemplo "Presupuesto"

  LA HOJA DE TRABAJO
 
El gran área formada  por cuadrículas constituye la hoja de trabajo de la hoja de cálculo. 
 
LAS COLUMNAS 

En nuestra pantalla a continuación tenemos las columnas designadas por letras.
En la siguiente imagen las columnas A, B, C, D, E, F y G

La hoja de cálculo es mucho más grande de lo que aparece en pantalla. Si nos desplazamos a la derecha hasta el final llegamos en nuestra hoja de cálculo hasta las columnas IQ, IR, IS, IT, IU y IV. Podemos desplazarnos por la hoja de cálculo utilizando las flechas del teclado.

LAS FILAS

Las filas se nombran mediante números. En la imagen las filas 1, 2, 3, 4, 5, 5 y 7

LAS CELDAS Las celdas se nombran por su columna y por el número de su fila

En la imagen las celdas nombradas por su columna y el número de línea. La celda activa es la celda 3 de la columna B que se designa B3. Escribimos primero la columna y después la fila.

 

Microsoft Word

Las Barras que el programa muestra en pantalla pueden variar dependiendo de las que estén activadas. 

Para que aparezca o no una Barra en la pantalla, la marcamos partiendo de Ver y Barras de Herramientas.

Por ejemplo si queremos que se muestre la Barra de Dibujo. 

• Pulsamos en la parte superior de la pantalla Ver 
• Pulsamos sobre Barra de herramientas.
• Y marcamos Dibujo

 

La Barra de Dibujo se mostrará en la parte inferior de la pantalla.

Veremos a continuación las distintas partes que muestra en pantalla el programa Word

En la parte superior se encuentra La Barra de título. Esta Barra muestra el nombre del documento. Como no le hemos dado nombre al fichero el programa le asigna el nombre "Documento 1" al primero que aparece cuando abrimos el programa

A la derecha de la Barra de Título aparece el botones  para Minimizar la pantalla del programa
Y el botón para cerrar el programa

 A continuación aparece la Barra de menú desde la que podemos desplegar los menús con las principales instrucciones del programa. En la imagen se muestra como pulsando sobre Archivo aparece el menú correspondiente.

La Barra Estándar nos muestra una serie de botones que nos facilitan el acceder directamente a las funciones más usuales.

La siguiente Barra que se muestra es la Barra de formato que como su nombre indica permite dar formato al texto.

En el lateral de la pantalla se muestra la Barra de desplazamiento que facilita movernos por las páginas.

Si tenemos activa la Barra de Autotexto nos permite acceder directamente a una colección de textos predefinidos como saludos y despedidas.

Iniciando en Microsoft Word...

  Tenemos varias opciones para abrir el programa. Una posibilidad es partir del botón Inicio.

Pulsamos el botón Inicio que se encuentra en la esquina inferior izquierda de la pantalla
Y del menú que aparece pulsamos sobre Programas
Y de los programas pulsamos sobre Microsoft Word

Aparece el programa mostrando una serie de Barras y una zona en blanco donde podemos escribir.

Cosas Básicas de Microsoft Excel

Para Guardar un archivo en su disquete

1.- Click en Archivo

2.- Click en Guardar Como

3.- Seleccionamos la unidad donde queremos Guardar Disco 3 ½ A

4.- Ingresamos el nombre del archivo Practica1

5.- Click en Guardar

Para abrir Un archivo de Excel en su disquete

1.- Click en Archivo

2.- Click en Abrir (También Usando la Barra Estándar Abrir)

3.- Seleccionamos la unidad en donde deseamos abrir el archivo disco 3 1/2 A

4.- Elegimos el archivo a Abrir Practica1

5.- Click en abrir

Manejo de Fuentes

Seleccionando en la barra de formato podemos dar formato a nuestras fuentes en la hoja electrónica ya sea para N , K, S o para alineación de Texto o color.

Manejo de Bloques

Para copiar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a copiar

2.- Click en le botón de copiar en la Barra Estándar

3.- Click en la nueva posición a copiar

4.- Click en Pegar

Para Mover un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Mover

2.- Click en le botón de Cortar(Mover) en la Barra Estándar

3.- Click en la nueva posición a Mover

4.- Click en Pegar

Para Borrar un texto o Parte de la hoja

1.- Seleccione o Ilumine la parte a Borrar

2.- Presione la tecla Supr y listo.

 

Para Deshacer y Rehacer

1.- Click en el Botón Deshacer en la barra Estándar

2.- Click en el Botón Rehacer en la barra Estándar

Microsoft Excel

Es una Hoja electrónica que nos permite construir planillas, cuadros estadísticos, registros de asistencias de notas etc.
Para ingresar tenemos que :

1.1 Ejecución del programa

1.-Click en el Botón Inicio
2.- Seleccionar Todos los Programas
3. - Click en Microsoft Excel
Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel.


1.2 El entorno de Microsoft Excel

Recuerde :

Click en Ver
Seleccionar Barra de Herramientas
Tiene que estar activas las Barras Estándar, Barra de Formato, y la Barra de Dibujo.
Una vez configurado Ver los diferentes modos normal, Vista previa de salto de pagina Nótese que no hay regla que activar.

Aprendiendo el uso de la Barra Estándar.

 Una Vez Conocido la Barra Estándar Conoceremos la Barra de Formato con ella podremos utilizar rápidamente los modos para arreglar nuestros textos

Aprendiendo el uso de la Barra de Formato.

 Aprendiendo el uso de la Barra de Dibujo.